Privacy Policy

Privacy policy van Brain Nutrients B.V.

Brain Nutrients B.V. respecteert de privacy van al haar belanghebbenden. Dat zijn niet alleen onze bestaande klanten, maar ook belangstellenden voor onze producten, opleidingen en dienstverlening, kandidaten voor het vervullen van een vacature, medewerkers van leveranciers en business partners en natuurlijk ook onze eigen medewerkers. Wij vinden het vanzelfsprekend dat we volgens strikte privacy principes met persoonsgegevens omgaan. Brain Nutrients B.V. voldoet dan ook aan de eisen die de wet aan de verwerking van privacygevoelige gegevens stelt.

In deze privacy policy leggen we u uit welke persoonsgegevens Brain Nutrients B.V. vastlegt, waarom we dat doen en hoe we met die gegevens omgaan. Deze privacy policy geldt voor alle door Brain Nutrients B.V. verleende diensten en voor alle verkrijgingen van persoonsgegevens waarbij naar deze privacy policy wordt verwezen. Onderaan deze Policy vindt u de contactgegevens van Brain Nutrients B.V.. Heeft u vragen, neem dan via het daar genoemde emailadres contact met ons op.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom? Persoonsgegevens verkregen via de website(s) van Brain Nutrients B.V.. Op onze websites kunt u niet alleen informatie vinden over Brain Nutrients B.V.. en haar activiteiten; we stellen onze website-bezoekers ook in staat om met ons in contact te treden. Dat kan door het stellen van een specifieke vraag, het indienen van een klacht, het inschrijven op de nieuwsbrief of productmailings, het aanvragen van een account, het bestellen van producten of door te solliciteren op een vacature bij ons bedrijf. Het is eveneens mogelijk om via de website in te schrijven voor een door Brain Nutrients B.V. georganiseerd evenement.

Berichten en klachten Als u op de website een bericht of een klacht voor ons achterlaat, vragen wij om enkele gegevens om u persoonlijk, snel en op een adequate wijze antwoord te kunnen geven. Wij willen u immers zo goed mogelijk van dienst zijn. We leggen vast:

• Uw naam en relatietype • Uw emailadres en eventueel telefoonnummer • Categorie van het bericht • Gegevens over uw vraag of klacht

Wij leggen deze gegevens vast in ons klantsysteem om u in de toekomst bij eventuele vervolgvragen op een efficiënte manier te kunnen helpen. We bewaren deze gegevens 3 jaar na afhandeling van uw klacht of bericht.

Nieuwsbrief en productmailing.  Als u zich wilt aanmelden voor onze (digitale) nieuwsbrief of digitale productmailing, vragen wij u om uw profiel en uw emailadres. Het emailadres gebruiken we om onze nieuwsbrief of digitale productmailing aan u toe te kunnen sturen. U kunt te allen tijde aangeven dat u de nieuwsbrief of de digitale productmailing niet meer wil ontvangen via de afmeldlink in de nieuwsbrief.

Sollicitaties Als u via onze website of via e-mail solliciteert op een vacature bij Brain Nutrients B.V., dan leggen wij de volgende gegevens van u vast:

• Uw naam, telefoon en e-mailadres • Persoonlijke gegevens in uw curriculum vitae en uw motivatie (als u ervoor kiest dit te verstrekken)

Wij leggen deze gegevens vast in ons recruit managementsysteem. Dit doen we om uw kandidatuur te kunnen beoordelen en met u in contact te treden. Uw gegevens helpen ons bij een zorgvuldig en persoonlijk sollicitatieproces. Indien de procedure niet resulteert in een dienstverband, zullen we uw gegevens uiterlijk 4 weken na afronden van de procedure verwijderen, tenzij u aangeeft het op prijs te stellen dat we uw gegevens bewaren voor toekomstig contact. In dat geval leggen we uw toestemming daarvoor vast en bewaren we uw gegevens 1 jaar.

Account aanmaken en bestellingen. Wij leggen de volgende gegevens van u vast in ons verkoop- en ordermanagementsysteem: als u via onze website een account aanmaakt • Uw naam, bedrijfsnaam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres • Uw factuuradres (indien anders dan woonadres) • Aanhef • Geboortedatum • Uw beroep • KvK en BTW nummer • Rekeningnummer • Website als u producten bestelt voor professioneel gebruik • De producten en aantallen die u heeft besteld en de besteldatum

Bovenstaande gegevens leggen we vast om de bestelling op een goede en snelle manier af te kunnen handelen en onze verplichtingen uit hoofde van uw bestelling na te kunnen komen. Uw bestelgegevens en –historie bewaren we 7 jaar na einde klantrelatie.

Events Brain Nutrients B.V. organiseert evenementen voor prospects, klanten en andere relaties. Als u zich aanmeldt voor een event, dan leggen wij de volgende gegevens van u vast in ons ordermanagement systeem:

• Uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres; • Aanhef • Opmerkingen

Wij leggen deze gegevens vast om het evenement op een goede manier te kunnen plannen, om uw uitnodiging aan u persoonlijk te kunnen bevestigen, en om het evenement een persoonlijk karakter te geven (bijvoorbeeld door het gebruik van naambadges of door rekening te houden met uw (dieet)voorkeuren. We kunnen uw gegevens eveneens gebruiken om u te informeren over een ander voor u interessant event. We bewaren deze gegevens tot 7 jaar na het betreffende event.

Opleidingen U kunt zich aanmelden voor een door Brain Nutrients B.V.. aangeboden opleiding. Als u zich aanmeldt voor een opleiding, dan leggen wij de volgende gegevens van u vast in ons ordermanagementsysteem:

• Uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres • Aanhef • Uw geboortedatum • Uw beroep en beroepsvereniging • (eventueel) uw vooropleiding (als u aan bepaalde vereisten dient te voldoen om tot de Opleiding toegelaten te kunnen worden) • Rekeningnummer • Btw-nummer

Wij leggen deze gegevens vast om de opleiding op een goede manier te kunnen plannen, om uw uitnodiging aan u persoonlijk te kunnen bevestigen, en om de opleiding een persoonlijk karakter te geven (bijvoorbeeld door het gebruik van naambadges of door rekening te houden met uw (dieet)voorkeuren. We kunnen uw gegevens eveneens gebruiken om u te informeren over een vervolgopleiding. We bewaren deze gegevens tot 7 jaar na de betreffende opleiding.

Ten behoeve van verschillende opleidingen kunnen wij u vragen om een persoonlijk portfolio in te vullen en in te leveren. Het verstrekken van bijzondere persoonsgegevens kan een onderdeel vormen van dit persoonlijk portfolio. Voorafgaand aan de verwerking van mogelijke bijzondere persoonsgegeven vragen ij uw toestemming. Door middel van een toestemmingsverklaring. . Uw persoonlijke portfolio bewaren wij tot 3 maanden na de betreffende opleiding.

Documentatie aanvraag U kunt via de website documentatie aanvragen, zoals whitepapers, stappenplan, kieswijzer of productinformaties. Om deze documentatie te kunnen aanvragen leggen we uw e-mailadres en/of specialisatie vast.

U kunt via de website ook informatie over producten aanvragen. Hiervoor leggen wij de volgende gegevens vast: • Uw naam, emailadres en eventueel telefoonnummer • Relatietype • Aanvullende gegevens over uw vraag We bewaren uw gegevens 3 jaar na uw aanvraag.

Persoonsgegevens anders verkregen dan via de website(s) van Brain Nutrients Relatiebeheer Brain Nutrients B.V. hecht grote waarde aan het onderhouden van goede relaties met haar klanten en prospects. Van contacten die Brain Nutrients B.V.-medewerkers in het kader van dit relatiebeheer onderhouden, leggen wij gegevens vast in ons klantrelatiebeheersysteem. In sommige gevallen zullen deze contactgegevens ook persoonsgegevens omvatten, zoals naam en functie van individuele medewerkers bij klantorganisaties. Dit doen we om afspraken vast te leggen en de kwaliteit van de dienstverlening aan onze klanten te waarborgen.

Telefonische klantenservice Brain Nutrients B.V.  spant zich in om belangstellenden en bestaande klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn en te informeren over ons bedrijf en onze producten en opleidingen. Daartoe kan ook gebruik worden gemaakt van onze telefonische klantenservice. Van contacten die Brain Nutrients medewerkers in het kader van deze telefonische klantenservice ontvangen leggen wij gegevens vast in ons klantrelatiebeheersysteem. In sommige gevallen zullen deze contactgegevens ook persoonsgegevens omvatten, zoals namen en telefoonnummers, maar mogelijk ook aan deze namen gekoppelde vragen of klachten. Dit doen we om afspraken vast te leggen, de voortgang van het afhandelen van vragen en klachten te kunnen bewaken, de kwaliteit van onze producten en diensten te kunnen verbeteren en om de toekomstige informatieverschaffing aan klanten optimaal te kunnen doen. We bewaren uw gegevens 3 jaar na het laatste contact. Indien u gebruik maakt van onze telefonische klantenservice in het kader van het bestellen van producten, bewaren wij uw bestelgegevens en -historie 7 jaar na einde klantrelatie.

Therapeutisch spreekuur Brain Nutrients B.V. spant zich in om therapeuten zo goed mogelijk van dienst te zijn en te informeren over onze producten. Daartoe kan gebruik worden gemaakt van ons therapeutisch spreekuur. Van contacten die Brain Nutrients B.V. medewerkers in het kader van dit spreekuur ontvangen leggen wij gegevens vast in ons klantrelatiebeheersysteem. In sommige gevallen zullen deze contactgegevens ook persoonsgegevens omvatten, zoals de namen en telefoonnummers van therapeuten, de aan deze namen gekoppelde vragen en het verstrekte advies. Dit doen we om afspraken vast te leggen, de voortgang van het afhandelen van vragen te kunnen bewaken, de kwaliteit van onze producten te kunnen verbeteren en om de toekomstige informatieverschaffing aan therapeuten optimaal te kunnen doen. We bewaren uw gegevens 3 jaar na het laatste contact

Beurzen en andere events Bij een beurs is het mogelijk voor klanten en prospects om zich in te schrijven voor nieuwsbrief, productinformatie of andere informatievoorzieningen. Hierbij gelden dezelfde vastleggingen als hierboven omschreven.

Social Media - links en links naar andere websites Op onze website maken we gebruik van ‘knoppen’ waarmee een verbinding wordt gemaakt met social mediakanalen (LinkedIn, Facebook, Twitter, Google Plus, Instagram). In sommige gevallen wordt u doorverwezen naar de website van een aan ons gelieerde vennootschap of partner op het betreffende sociale medium, in andere gevallen kunt u met zo’n knop content van onze website (zoals een blog) via uw favoriete social mediakanaal delen. Deze knoppen, waarvoor de code is ontwikkeld door social mediabedrijven zelf, kunnen cookies plaatsen. Voor meer informatie hierover verwijzen we u naar het privacybeleid van deze organisaties. Voor informationele doeleinden zijn op onze website soms links opgenomen naar websites van derden. Wij hebben geen invloed op de manier waarop de eigenaren van deze sites met uw gegevens omgaan, mocht u daar persoonlijke gegevens achterlaten. Op het gebruik van dergelijke social media websites zijn de voorwaarden (waaronder het privacybeleid) van de betreffende social media websites van toepassing. De algemene voorwaarden van Brain Nutrients B.V. en dit Privacy Policy zijn niet van toepassing op het gebruik van dergelijke social media websites.

Verstrekking van uw gegevens Wij delen persoonsgegevens met derde partijen, bijvoorbeeld aan een aan ons gelieerde vennootschap, IT-serviceverleners en/of applicaties in de cloud, externe dienstverleners voor bloedwaardencheck en transporteurs. Dat doen we om onze dienstverlening goed uit te kunnen voeren, of om een afspraak die we met u hebben gemaakt na te kunnen komen.

Wij selecteren deze derde partijen zorgvuldig. In alle gevallen worden afspraken gemaakt over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en het nemen van de wettelijk vereiste maatregelen. Die afspraken worden vastgelegd in een overeenkomst met de betrokken derde partij(en) en wij beoordelen deze partijen op naleving van de afspraken.

Indien u en uw therapeut gebruik maken van onze Verzendservice worden de producten en aantallen die u heeft besteld en de besteldatum gedeeld met uw therapeut.

Daarnaast kan Brain Nutrients B.V. de persoonsgegevens delen met de overheid, waaronder de Belastingdienst, UWV, Politie, Justitie, de Nederlandse Bank, de Autoriteit Financiële Markten en de Autoriteit Persoonsgegevens, als daartoe een wettelijke plicht bestaat.

Brain Nutrients B.V. verstrekt geen persoonsgegevens aan organisaties of instanties die gevestigd zijn in landen met een door de Europese Commissie ontoereikend geacht niveau van bescherming.

Brain Nutrients B.V.. kan uw gegevens delen met derden wanneer Brain Nutrients B.V.. haar onderneming verkoopt of overdraagt aan derden. De desbetreffende derde die ons bedrijf koopt of overneemt heeft het recht uw persoonsgegevens te blijven gebruiken, maar alleen op de wijze zoals uiteengezet in dit Privacy Policy.

Bewaartermijnen Brain Nutrients B.V. bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, zoals uiteengezet in deze privacy policy. Brain Nutrients B.V. kan echter verplicht zijn om bepaalde gegevens voor een langere tijd op te slaan, bijvoorbeeld als dat wordt vereist door toepasselijke wetgeving. In dat geval zorgen we ervoor dat persoonsgegevens in overeenstemming met dit privacy Policy worden behandeld .

Onderwerp Termijn Gegevens via en uit berichten en klachten via website 3 jaar Nieuwsbrief en productmailing Te allen tijde opzegbaar Sollicitaties 4 weken na afronden van de procedure Of indien gewenst maximaal 1 jaar Account aanmaken en bestellingen 7 jaar Events 7 jaar Opleidingen 7 jaar Diploma’s uitgegeven door Brain Nutrients c.s. 7 jaar

Beveiliging Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen. Hierbij gaat het om de vertrouwelijkheid, integriteit, en beschikbaarheid van persoonsgegevens.

Uw rechten Als Brain Nutrients B.V.. persoonsgegevens van u vastlegt, dan heeft u het recht Brain Nutrients B.V.. te verzoeken om inzicht te krijgen in deze gegevens, of om Brain Nutrients B.V. te verzoeken deze gegevens te verbeteren, te verwijderen, of de verwerking daarvan te beperken. Ook kunt u tegen de verwerking van uw gegevens bezwaar maken en heeft u het recht om uw gegevens over te kunnen dragen aan een andere partij (data portabiliteit).

Wilt u uw persoonsgegevens inkijken? Of wilt u uw gegevens wijzigen of verwijderen uit ons systeem? Geen probleem. U kunt via de website of per email contact met ons opnemen.  

Als Brain Nutrients B.V. gegevens over u vastlegt op basis van uw expliciete goedkeuring, heeft u het recht deze goedkeuring te allen tijde in te trekken. Voor onze nieuwsbrief, informatie over educatie en onze digitale productmailing kan dat eenvoudig door op de betreffende afmeldlink in de mailing te klikken.

Als u klachten heeft over de manier waarop Brain Nutrients B.V. met persoonsgegevens omgaat, dan verzoeken wij u contact met ons op te nemen. U kunt zich eveneens wenden tot de toezichthouder in Nederland, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassing van de privacy policy

Dit privacy policy is aan wijzigingen onderhevig. Die kunnen worden veroorzaakt door veranderingen in de diensten die Brain Nutrients B.V. aanbiedt, maar ook door aanpassingen in wet- en regelgeving op het gebied van privacy. Wij raden u daarom aan regelmatig kennis te nemen van de laatste versie van het privacy Policy, dat altijd op onze site te vinden is.

Contactgegevens Brain Nutrients BV, [email protected], Peppelstraat 11 7204 DK, Zutphen

Versie 1 februari 2020